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今回は文書の保存について調べてみたいと思います。

会社にはどんどん文書が増えていきます。 そして昔の文書であればあるほど使用する機会も無くなり、 ロッカーの奥深くにしまわれる事になるでしょう。

「もう使わないし破棄してもいいですか？」という質問を時々頂きますが、 それは状況により変わります。

何故かと言うと、経理書類の保存期間は原則「7年間」となっているからです。 ※青色欠損金額の繰越控除制度の規定の適用を受ける場合、帳簿書類の保存期間が9年に延長の場合もあるようです。

また、会計帳簿や株主総会議事録等、重要な書類に関しては「10年」とありました。

更に定款や登記関係等、「永久保存」が望ましい文書もあったりします。

上記の事から、7年プラス予備として2～3年保管しておいた方が安心という事で、 永久保存の文書以外は10年保管を目安にすれば良いのかも知れません。

次に、電子化も進む今の時代ですので「別に書類じゃなくてもいいのでは？」 という疑問も出て来ます。 そこで保存方法について調べてみたところ、いくつかの選択肢がありました。

・紙（紙による保存が原則となる）

・マイクロフィルム（6年目、7年目のもののみ可能）

・電磁的記録（税務署へ開始する日の3ヶ月前までに申請書を提出し承認を受ける）　等

このように、調べてみると条件はそれぞれ異なるものの、色々な方法があるみたいです。

期間及び方法について、詳しくは国税庁のホームページに記載があります。 https://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm

是非、貴社に合った方法を探してみて下さい。